Wanneer je als arboprofessional een arboregeling opstelt, kan het zijn dat je werkgever je ook vraagt om de instemmingsaanvraag voor de ondernemingsraad (or) te schrijven. Of daaraan bij te dragen. Bijvoorbeeld als je veiligheidsprocedures hebt uitgewerkt of een nieuwe regeling rond ongewenst gedrag. 

In dat geval is het goed om te weten hoe je dit kunt aanpakken. En ook hoe je ervoor kunt zorgen dat de inschakeling van de or echte meerwaarde oplevert. Daarvoor vind je hier drie praktische tips. Al was het maar om een situatie als die uit onderstaande casus te voorkomen. 

Deze casus laat precies zien hoe het niet moet. De or wordt eerst vergeten, dan op het allerlaatste moment ingeschakeld en uiteindelijk is niemand tevreden. Hoe kun jij dat beter aanpakken? Bekijk de 3 praktische tips. 

Tip 1. Weet wanneer instemmingsrecht speelt 

Het aantal arbo-onderwerpen waarover het instemmingsrecht van de ondernemingsraad geldt, is zeer ruim. Het moet wel steeds om een regeling gaan die de werkgever invoert, aanpast of intrekt. Enkele voorbeelden: 

• Het bedrijfsnoodplan 
• De organisatie van de bedrijfshulpverlening 
• Veiligheidsprocedures 
• De keuze van een nieuwe arbodienst 
• Een nieuw contract met de arbodienst 
• Procedures met betrekking tot persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) 
• Het ziekteverzuimbeleid 
• De manier waarop een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) wordt uitgevoerd 
• Een plan voor arbovoorlichting en -onderricht 
• De manier waarop de RI&E wordt uitgevoerd  
• Het plan van aanpak, onderdeel van de RI&E
• Een regeling rond preventiemedewerkers (inclusief het aanwijzen van een nieuwe preventiemedewerker) 
• Beleid rondom werkdruk en ongewenst gedrag 
• Een thuiswerkregeling met arbo-aspecten 

Het instemmingsrecht is het sterkste recht van de ondernemingsraad. Zonder instemming van de or is het namelijk niet mogelijk een nieuwe of aangepaste regeling in te voeren. Als or en werkgever niet op één lijn kunnen komen, is het uiteindelijk aan de kantonrechter om een beslissing te nemen. 

Het instemmingsrecht geeft de ondernemingsraad een krachtige mogelijkheid om afspraken te maken met de werkgever over gewenste aanpassingen in de voorgestelde arboregeling. Jij als arboprofessional kunt daarbij beide overlegpartners met kennis ondersteunen.

Tip 2. Betrek de ondernemingsraad tijdig 

Als een werkgever op het laatste moment de ondernemingsraad om instemming vraagt, kan dat bij beide partijen tijdsdruk en frustratie geven. Dan wordt medezeggenschap een last. Beter is het om in een vroegtijdig stadium de or te betrekken. Dus nog voordat er sprake is van een instemmingsaanvraag.  

Jij kunt dat op verschillende manieren doen. Bijvoorbeeld: 

• Meld de ondernemingsraad dat je met een arboregeling aan de slag gaat waarover later een instemmingsaanvraag volgt. Vraag de or om mondelinge of schriftelijke input: welke punten wil de ondernemingsraad graag in de nieuwe regeling opgenomen zien?  
• Stel de ondernemingsraad voor om bijvoorbeeld twee leden af te vaardigen in een werkgroep die in gezamenlijk overleg tot een voorstel voor een nieuwe regeling komt. 
• Stuur de conceptversie van de aangepaste regeling op naar de ondernemingsraad of kom dit eerste voorstel toelichten in een or-vergadering. Vraag in beide gevallen om commentaar. 

Stimuleer de ondernemingsraad om goed voorbereid te zijn bij vroegtijdige betrokkenheid. Stel voor dat or-leden hun oor te luister leggen bij collega’s die met de nieuwe regeling te maken krijgen. Of dat ze het onderwerp agenderen bij een training. Of dat ze anderszins op onderzoek uitgaan. Een inhoudelijk voorbereide ondernemingsraad geeft meerwaarde aan het overleg. 

Vroegtijdige betrokkenheid van de ondernemingsraad laat overigens het instemmingsrecht onverlet. Oftewel: de werkgever moet aan het eind van het traject de or altijd nog officieel om instemming vragen. Uiteraard vóór invoering van de regeling. Maar bedenk dat de kans op een soepel instemmingstraject vele malen groter is als de ondernemingsraad in het voortraject zijn inbreng heeft kunnen hebben. 

Tip 3. Draag bij aan een volledige instemmingsaanvraag 

Het instemmingsrecht over regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie is vastgelegd in artikel 27 1 lid d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De werkgever geeft de nieuwe voorgenomen regeling weer in een schriftelijke instemmingsaanvraag aan de or. Daarin vermeldt de werkgever de motieven en de te verwachten gevolgen voor de medewerkers.  

Het ligt voor de hand dat de werkgever jou om een bijdrage vraagt bij een instemmingsaanvraag over een nieuwe of aangepaste arboregeling. Naast de wettelijk voorgeschreven bestanddelen is het aan te bevelen om in de aanvraag ook een aantal andere elementen op te nemen. Denk aan: onderbouwing van de gemaakte keuzes, hoe de medewerkers in kwestie zijn betrokken en een tijdspad met de te zetten stappen. Ook belangrijk: de manier en het moment van evaluatie van de nieuwe arboregeling na de invoering. 

Het overleg over de instemmingsaanvraag kan leiden tot afspraken tussen de ondernemingsraad en de werkgever. Jij verwerkt de afgesproken wijzigingen vervolgens in de uiteindelijke versie van de nieuwe of aangepaste arboregeling. Daarna leg jij die voor aan de ondernemingsraad en de werkgever.  

Na akkoord van beide partijen is het instemmingsproces afgerond. Dan is het tijd om de nieuwe regeling in te voeren, met een stevig draagvlak.